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27/06/2016

APCER: 12 Passos para Certificar a sua Organização

A certificação é um elemento diferenciador e, consequentemente, uma vantagem competitiva. Por esse motivo, é fundamental conhecer os passos a seguir, para que a certificação seja obtida com a máxima eficiência possível.

Descubra os 12 passos que assegurarão esse resultado.

 

1 – Envolver a gestão de topo
Nem sempre a decisão de certificação é consensual, pelo que será fundamental que tenha bem presente alguns pontos, para convencer todos os decisores da sua importância:
– A certificação é fundamental para empresas que têm como objetivo a exportação;
– Promove a melhoria contínua na empresa;
– Aumenta o grau de satisfação e confiança dos clientes, fornecedores e colaboradores;
– Proporciona uma melhoria da imagem da organização perante o mercado.

2 – Tomada de decisão da certificação
Ultrapassada a necessidade de convencer os decisores, é importante que se definam os objetivos da certificação, que se crie uma calendarização, que se definam quais os recursos necessários e que se escolha uma pessoa responsável pelo processo de certificação.

3 – Compreender as expectativas dos clientes
Um dos objetivos da certificação de uma organização é o aumento da satisfação dos seus clientes, pelo que é importante ouvi-los neste processo. Entreviste alguns dos seus clientes principais, faça-lhes perguntas relativas ao seu negócio, produtos e serviços, para que eles possam transmitir as suas necessidades e expectativas. Só assim, compreendendo defeitos seus e percebendo o que eles valorizam, poderá definir um plano que vá ao encontro do objetivo final: satisfazer o cliente.

4 – Ajustes das políticas da organização
Compreender como poderá adaptar a  estrutura comum das normas ISO à realidade da sua organização.

5 – Transmitir a mensagem à equipa
É importante que sejam realizadas ações de formação por níveis. Começando pelos quadros superiores, que terão um papel fundamental no envolvimento de toda a organização, e depois propagando essas ações de formação a cada nível da hierarquia organizacional, ajustando as mensagens.

6 – Análise Interna da Organização
Perceber como evolui, no momento, o fluxo de informação e como ele afeta as tomadas de decisão diárias, operacionais e estratégicas será fundamental para que possa aplicar a norma de certificação de acordo com as necessidades da sua organização.

7 – Definição do sistema de gestão
Nesta fase, é necessário definir o sistema de gestão que será adotado pela organização. É importante que o sistema seja algo que pertence à organização e não ao responsável interno pela certificação. Isso conseguir-se-á envolvendo vários níveis funcionais da organização na definição do sistema e incluindo todos os processos e respetivas atividades.

8 – Implementação do sistema
Está é, normalmente, a fase mais demorada, pois é comum existirem algumas barreiras, de alguns setores da organização, em relação à implementação de novos processos. Assim, é importante que a gestão de topo tenha um papel muito ativo nesta fase, para envolver e motivar toda a estrutura organizacional.

9 – Auditoria Interna
Algum tempo após a implementação do novo modelo, é importante que a organização realize uma auditoria interna. Através da auditoria interna, é possível identificar as necessidades de melhoria, definir ações no sentido de corrigi-las e evitar que voltem a acontecer. Identificam-se também os processos e funções que carecem de um melhor acompanhamento, para poder fazê-lo de uma forma mais próxima e específica.

10 – Processo de candidatura
Uma vez ultrapassada a fase de implementação e já se sentindo seguro dos processos na sua organização, é altura de contactar a APCER para se candidatar ao processo de certificação.

11 – Auditoria APCER
A APCER, após aprovação da candidatura, realizará uma auditoria a todos os níveis da organização, com vista a avaliar a conformidade com a norma a certificar.
Da auditoria resulta um relatório que apresenta as principais conclusões e as não conformidades e oportunidades de melhoria identificadas.
A organização deve responder ao relatório de auditoria, de acordo com as regras definidas pela APCER, que avaliará a resposta e tomará uma decisão relativamente ao processo de certificação da organização.

12 – Melhoria Contínua
A certificação não deve ser um objetivo por si só. A organização, após a certificação, não deverá perder o foco na melhoria contínua. Deverá, sim, reforçá-lo. O que será, no fundo, mais uma das vantagens da certificação do sistema de gestão.

Se desejar algumas informações extra de como deverá ser a postura da liderança da organização neste processo, consulte o nosso texto: A Liderança nas novas normas ISO 9001 e ISO 14001.
Para obter apoio em relação aos passos que deve seguir para certificar a sua organização,  contacte o apoio a clientes da APCER.

Fonte: Assessoria



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