home > notícias

ASSOCIADOS

15/10/2019

O que é GED? [ColorSisthem]

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é basicamente um conjunto de softwares composto de tecnologias desenvolvidas para facilitar e otimizar o processo de administração de documentos no meio digital.

A gestão de documentos tem como objetivo a economia e eficácia na produção e uso dos documentos em ambiente empresarial.

Sua principal função é assegurar e garantir o acesso pleno aos documentos suas e informações, minimizando ao máximo a possibilidade de perdas, tendo em mente que em um ambiente coorporativo a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.

O GED foi desenvolvido para facilitar todas as etapas do processo de gerenciamento de documentos. O recebimento, a organização, a busca e o compartilhamento de dados devem ser simples, seguros e precisos.

Entre os principais objetivos específicos da Gestão de Documentos se destacam:

  • permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;
  • promover a transparência dos atos administrativos;
  • garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
  • agilizar o acesso a todos os documentos disponíveis;
  • tornar o processo decisório mais célere;
  • racionalizar a produção documental;
  • controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
  • normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e/ou eliminação de documentos;
  • contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente.

Entre os principais resultados obtidos através da Gestão de Documentos se destacam:

  • Controle de Processos
    Com um GED de qualidade fica muito mais fácil manter a ordem e acompanhar o documento no decorrer de todas as fases do processo de gerenciamento.
  • Diminuição de custos
    Como já vimos anteriormente, material, mão de obra, espaço físico, tudo gera custos no processo de gerenciamento de documentos. E com o GED ideal esses custos podem ser exponencialmente reduzidos.
  • Proteção de informações
    Outra intenção do GED é permitir que o usuário assuma o controle das informações de sua empresa. Que não coloque mais em risco a integridade e a confidencialidade de determinados documentos e informações.
  • Com o GED é possível definir quem vê o que, e o que cada pessoa pode fazer com cada documento, bem como cada uma das suas versões anteriores, visto que cada uma delas também fica armazenada, permitindo que se saiba o que, quando e quem efetuou as modificações
  • Otimização de espaço físico
    Em determinados setores de atuação o volume de documentos envolvidos nos processos de gerenciamento é bem alto. Consequentemente o espaço gasto com o arquivo de tais documentos acaba sendo bem extenso.
  • Quando as empresas optam por uma solução GED, o volume de documentos diminui exponencialmente e, desta maneira, o espaço físico pode ser aproveitado para outros fins.
  • Aumento da produtividade
    Com o GED muita coisa fica mais fácil. Diversas tarefas repetitivas passam a ser automatizadas. Ou seja, os responsáveis pela execução de tais tarefas ganham tempo para focar em atividades mais produtivas.

Conclusão

Compreender o que é GED e quais são os benefícios que a introdução desse sistema oferece para o fluxo de trabalho é um passo importante para tornar sua empresa mais produtiva. Como pudemos observar, a adoção da tecnologia GED permite executar os procedimentos corriqueiros de forma segura e ágil, diminuindo despesas e evitando retrabalho.

Agora que você conhece um pouco mais sobre o que é GED, entre em contato com a ColorSisthem através do telefone (11) 5906-5000 ou acesse o site www.colorsisthem.com.br para saber mais!!!

 

Fonte: ColorSisthem



NOTÍCIAS RELACIONADAS
05/11/2019
Outubro Rosa BP: BP realiza oficina de turbantes africanos [BP - A Beneficência Portuguesa de São Paulo]
05/11/2019
Óleo no litoral do Nordeste Brasileiro. Quem paga essa conta? [Brasil Salomão e Matthes Advocacia]
05/11/2019
As condições gerais do acordo para pagamento de débitos fiscais da medida provisória 899/19 (“MP do contribuinte Legal”) [Cardillo & Prado Rossi Soc. Adv]
05/11/2019
A Arbitragem em Contratos da Administração Pública [Diamantino Advogados]
05/11/2019
5 erros de recrutadores durante o processo seletivo [AVANCE AUTHENT RH]
05/11/2019
Como a computação quântica afetará nossas vidas daqui dez anos? [Acti-Solução Máxima em TI]